Polityka AML/KYC

1. CELE

Niniejsza Polityka Przeciwdziałania Praniu Pieniędzy oraz Poznania Klienta (AML/KYC Policy) ma na celu ograniczenie ryzyka związanego z praniem pieniędzy oraz innymi nielegalnymi działaniami w spółce Bilenex Sp. z o.o. Niniejszy dokument nie stanowi wyczerpującego podsumowania; przedstawia jedynie główne założenia polityki wewnętrznej. Aby uzyskać dostęp do pełnej treści dokumentu, prosimy o kontakt z naszym działem obsługi klienta.

Bilenex jest zobowiązana zarówno przez przepisy krajowe, jak i międzynarodowe do ustanowienia skutecznych procesów i metod wewnętrznych mających na celu zapobieganie praniu pieniędzy, finansowaniu terroryzmu, handlowi narkotykami i ludźmi, proliferacji broni masowego rażenia, korupcji oraz przekupstwu. Ponadto spółka Bilenex jest zobowiązana do podejmowania odpowiednich działań w odpowiedzi na wszelkie podejrzane działania prowadzone przez swoich klientów. Polityka AML/KYC obejmuje następujące obszary:

• Wyznaczenie Oficera ds. Przeciwdziałania Praniu Pieniędzy (AMLO) oraz zapewnienie, że pracownicy rozumieją swój obowiązek zgłaszania AMLO wszelkich podejrzanych działań.
• Jasne określenie ról kadry kierowniczej wyższego szczebla oraz zapewnienie jej regularnych informacji na temat zagrożeń związanych z praniem pieniędzy.
• Regularne prowadzenie dokumentacji oraz aktualizacja polityk, procedur i mechanizmów kontroli dotyczących przeciwdziałania praniu pieniędzy.
• Zgłaszanie wszelkich podejrzeń dotyczących prania pieniędzy właściwym organom oraz ich raportowanie.
• Wdrażanie polityk zapewniających uwzględnianie kwestii związanych z praniem pieniędzy w codziennej działalności spółki.
• Zapewnienie odpowiednim pracownikom kompleksowych szkoleń dotyczących ich obowiązków związanych z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy.
• Niezwłoczne udzielanie odpowiedzi na wszelką korespondencję otrzymywaną od właściwych organów.

2. OFICER DS. PRZECIWDZIAŁANIA PRANIU PIENIĘDZY

Ostateczna decyzja dotycząca realizacji wymogów związanych z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy (AML) należy do AMLO. Dla zachowania przejrzystości w niniejszym dokumencie określenia „Anti Money Laundering Officer” oraz „AMLO” odnoszą się do tej samej osoby. Jak wspomniano wcześniej, AMLO posiada uprawnienia oraz dostęp do wszystkich istotnych danych niezbędnych do skutecznego wykonywania swoich obowiązków.

Aby skontaktować się z naszym działem compliance, prosimy o kontakt drogą mailową pod adresem: [email protected].

3. ZASADY OGÓLNE

Przed wykonaniem jakiejkolwiek transakcji dla nowego Klienta spółka musi ustanowić i wdrożyć szereg procedur:

• Procedury AML obejmują potwierdzenie tożsamości klienta, prowadzenie dokumentacji, identyfikowanie i monitorowanie nietypowych lub podejrzanych transakcji, ich zgłaszanie oraz wewnętrzne zarządzanie nimi, jeśli jest to wymagane.
• Zapewnienie odpowiednich szkoleń wymaganym pracownikom.
• Przekazywanie wszelkich istotnych zgłoszeń do Oficera ds. Przeciwdziałania Praniu Pieniędzy (AMLO) bezpośrednio ze źródeł zewnętrznych.
• Zapewnienie, że pracownicy rozumieją swoje role oraz polityki obowiązujące w organizacji.

4. MONITOROWANIE TRANSAKCJI

Skuteczne przeciwdziałanie ryzyku prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu zależy od stałego monitorowania rachunków i transakcji klientów. Opracowanie oraz doskonalenie metod ciągłego monitorowania stosowanych przez spółkę należy w tym zakresie do kompetencji AMLO.

Monitorowanie transakcji w naszej spółce opiera się na zasadach wysokiej precyzji i szybkości działania w celu zapewnienia bezpieczeństwa oraz niezawodności operacji płatniczych naszych klientów.

5. WERYFIKACJA TOŻSAMOŚCI (KYC)

Wszelkie dokumenty potwierdzające tożsamość nowego klienta otrzymywane przez spółkę muszą w wiarygodny sposób potwierdzać deklarowaną tożsamość klienta oraz wykazywać, że jest on rzeczywistą osobą fizyczną lub osobą prawną. W trakcie procesu onboardingu Klienta spółka może korzystać z pomocy podmiotów zewnętrznych w zakresie weryfikacji informacji, jednak nadal ponosi pełną odpowiedzialność prawną za zapewnienie, że proces weryfikacji jest zgodny ze wszystkimi obowiązującymi przepisami.

Będziemy ściśle przestrzegać polityki prywatności spółki oraz wszelkich obowiązujących przepisów wspierających Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych (GDPR) w zakresie gromadzenia, przechowywania, udostępniania oraz ochrony zidentyfikowanych danych klientów.

6. LISTY SANKCYJNE

Spółka Bilenex Sp. z o.o. ściśle przestrzega przepisów międzynarodowych. Zabronione jest prowadzenie działalności z osobami, organizacjami lub państwami objętymi międzynarodowymi sankcjami. Sankcje te, nakładane przez szereg organizacji międzynarodowych, w tym Unię Europejską, Organizację Narodów Zjednoczonych oraz inne właściwe organy, mają na celu ograniczenie wymiany finansowej i handlowej z podmiotami zaangażowanymi w działalność nielegalną lub stanowiącymi zagrożenie dla światowego pokoju i bezpieczeństwa.

W celu zapewnienia zgodności z obowiązkami wynikającymi z sankcji Bilenex Sp. z o.o. posiada skuteczne systemy i procedury służące weryfikacji transakcji, kontrahentów oraz klientów względem odpowiednich list sankcyjnych i list obserwacyjnych. Listy te obejmują osoby, grupy oraz państwa objęte sankcjami z powodu udziału w nielegalnych działaniach, takich jak pranie pieniędzy, terroryzm, naruszenia praw człowieka lub proliferacja broni masowego rażenia.

Jeżeli klient, kontrahent lub transakcja zostanie uznana za naruszającą międzynarodowe sankcje, spółka podejmie natychmiastowe działania w celu jej wstrzymania oraz poinformowania właściwych organów regulacyjnych. Przestrzeganie sankcji stanowi wysoki priorytet w systemie zarządzania ryzykiem Spółki, a wszyscy pracownicy są szkoleni w zakresie przestrzegania tych zasad.

Spółka aktywnie uczestniczy w międzynarodowych działaniach mających na celu zapobieganie nielegalnej działalności oraz utrzymanie integralności systemu finansowego poprzez ścisłe egzekwowanie przepisów dotyczących sankcji.

7. KRAJE ZABRONIONE

W odniesieniu do ryzyka prania pieniędzy oraz świadczenia swoich usług Bilenex Sp. z o.o. ściśle przestrzega wszystkich obowiązujących przepisów prawa krajowego oraz międzynarodowego. W celu realizacji tych obowiązków Spółka podjęła działania mające na celu zapewnienie, że nie świadczy usług osobom zamieszkałym w określonych państwach, w których występuje podwyższone ryzyko prania pieniędzy lub prowadzenie działalności jest zabronione bądź nielegalne.

Państwa te są wybierane na podstawie wielu czynników, takich jak oceny organizacji międzynarodowych specjalizujących się w zwalczaniu prania pieniędzy oraz identyfikacja regionów, w których usługi Spółki mogłyby zostać wykorzystane lub nadużyte do celów niezgodnych z prawem.

Szczegółowy wykaz jurysdykcji objętych zakazem znajduje się w pełnej Polityce Przeciwdziałania Praniu Pieniędzy, którą można uzyskać na żądanie od Spółki. Należy pamiętać, że wykaz ten może zostać zmieniony lub zaktualizowany zgodnie z decyzjami organów wyznaczonych przez Spółkę, w tym Oficera ds. Przeciwdziałania Praniu Pieniędzy (AMLO). Wszelkie zmiany w wykazie krajów objętych ograniczeniami wchodzą w życie z chwilą aktualizacji polityki.

Spółka ogranicza świadczenie usług mieszkańcom tych ograniczonych jurysdykcji w celu zmniejszenia ryzyka prania pieniędzy oraz zapewnienia zgodności z obowiązującymi przepisami prawa i regulacjami.

8. OCENA RYZYKA

Spółka będzie stosować odpowiednie procedury i wytyczne w oparciu o podejście oparte na ryzyku, aby skoncentrować swoją uwagę na obszarach, w których istnieje stosunkowo wyższe ryzyko prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu.

Ponadto AMLO będzie stale monitorować i oceniać skuteczność opisanych powyżej polityk i procedur.

Polityka obejmuje następujące podstawowe elementy podejścia opartego na ryzyku stosowanego przez Spółkę:

• Zapewnia zarządowi możliwość dostosowywania zasad, praktyk i mechanizmów kontroli do szczególnych potrzeb działalności Spółki.
• Zapewnia zarządowi możliwość rozróżniania klientów zgodnie z indywidualnym ryzykiem biznesowym, jakie każdy z nich stwarza.
• Zwiększa efektywność kosztową systemu.
• Pomaga ustalać priorytety działań i wysiłków w odpowiedzi na możliwość wykorzystania usług Spółki do prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu.
• Uznaje, że różni klienci, państwa, usługi oraz instrumenty finansowe wiążą się z różnym poziomem ryzyka prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu.

Spółka wdrożyła podejście oparte na ryzyku, określone w niniejszej Polityce, które obejmuje konkretne środki i procedury służące identyfikacji oraz zarządzaniu ryzykiem związanym z praniem pieniędzy i finansowaniem terroryzmu w sposób skuteczny oraz efektywny kosztowo.

9. KONTAKT

Prosimy o kontakt z naszym dedykowanym działem compliance, jeżeli mają Państwo jakiekolwiek pytania lub wątpliwości dotyczące Polityki Przeciwdziałania Praniu Pieniędzy i Poznania Klienta lub potrzebują dodatkowych informacji bądź wsparcia. Kontakt z naszym zespołem możliwy jest za pośrednictwem adresu e-mail: [email protected].

Nasz zespół compliance służy pomocą we wszystkich pytaniach dotyczących niniejszej polityki, udziela wskazówek w zakresie zagadnień związanych z compliance oraz wspiera w przypadku wszelkich problemów lub podejrzanych działań, które mogą się pojawić. W przypadku jakichkolwiek pytań lub potrzeby uzyskania dodatkowych informacji dotyczących któregokolwiek elementu niniejszej polityki prosimy o kontakt.

Ponadto zdecydowanie zalecamy niezwłoczne poinformowanie naszego działu compliance, jeżeli dowiedzą się Państwo o jakichkolwiek podejrzanych transakcjach lub działaniach związanych z naszymi usługami. Państwa współpraca oraz czujność mają kluczowe znaczenie dla zachowania integralności naszej działalności oraz walki z praniem pieniędzy poprzez utrzymywanie bezpiecznego i zgodnego z prawem środowiska.

Dziękujemy za zaufanie okazane naszej Spółce i będziemy nadal przestrzegać najnowszych wytycznych dotyczących przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz zgodności z przepisami.